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参考資料｜電子メールの書き方の基本

１．Subject（件名）

  • Subjectは省略しない。
    • Subjectのないメールは怪しいメールとして開いてもらえない可能性がある
  • メールを開かなくても内容が分かるように、Subjectの文面だけで内容がわかるように書く。
  • 「○○日の打ち合わせの件」と言う件名の場合。
    • 打ち合わせ内容が書かれているのか、あるいは中止の知らせなのかがわからない。
    •  件名だけでメールが分かる様にするためには、「○○日の打ち合わせは中止になりました」と具体的に書く。
  • 不適切な Subjectの例：「お願いします」「遅くなりました」「質問があります」等
    • 「何が」遅くなったのか、「何を」お願いします　どんな質問　なのかわからない
    • 怪しいメールのSubjectとしてよく使われるので、開いてもらえない可能性
  • 会社宛てに出す場合、１つのメールアドレスを共有していることも考えられるので、「担当者があらかじめわかっている場合は」、件名に担当者名も入れておくと良い

２．本文の書き方

１行目に相手の肩書と名前を、２行目目に自分の名前を書く

  • １行目に相手の名前を書けば、万が一送り先を間違えてしまった時、すぐに相手に間違いメールであると理解してもらえる。肩書を加えるのは、同姓の人に間違えて送信してしまった場合の混乱を避けるため。

本文の開始例：

東京経済大学コミュニケーション学部　〇〇〇〇先生

東京経済大学コミュニケーション学部１年　大倉薫です。
あるいは
メディア表現a を受講している 22C9999 大倉薫です。

cf. 大学の教員のメールの宛名、声をかける呼び名は　基本的には　○○「先生」で良い
 * テレビドラマのお約束事と、実際を混同しないこと

１行は３０～３５文字で改行する

  • ３０～３５文字の改行設定にしておくと、長いメールでも読みやすい。
  • ３～５行程度ごとに空白行を入れて、メールを見やすくする
    （空白行を過度に挿入すると、かえって読みずらい）

文面だけで内容を相手が理解できるように、詳細かつ具体的に書く

  • 相手と簡単にやりとりが可能な、チャットやLINE等の簡潔なメッセージとは異なる。一度のメールで相手が伝えたい内容を全て理解できるように書く。

3．最後に署名を入れる

  • 「署名」を付けるのがマナー
  • 最低限、送信者の氏名（メールアドレスもあった方が良い）が必要

4．不適切なメールの例

多くの場合、SNSのメッセージ機能での発信方法を、メールに持ち込んでしまう

  • 本文で自分が何者かを記述しない（最も多い）
  • メールタイトルが未記入（次に多い）

大学生から教員宛のメールで「少なくない」例

  • 不適切な Subjectの例が非常に多い
  • 「どの授業についての」話なのかが明記していないので、わからない
  • 自分が誰なのか、本文で名乗らない
  • 送信者名が「偽名」
「自分が言いたい事を言うことにしか関心がない」
「メッセージを伝える相手のことを考える能力がない」
とみなされても仕方ない

参考





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